Gminny Zespół Ekonomiczno - Administracyjny Szkół w Krzywdzie

272.1.10.2021

ZAPYTANIE OFERTOWE
na wykonanie zadania:
„Dostawa oleju opałowego do placówek oświatowych na terenie Gminy Krzywda”

W postępowaniu nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo
zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 z późn. zm.), wartość zamówienia nie przekracza kwoty 130 000 złotych.

Zamawiający

Gminny Zespół Ekonomiczno – Administracyjny Szkół w Krzywdzie

1. Żelechowska 24 B, 21-470 Krzywda

tel. (025) 7551288

Adres internetowy: www.gzeaskrzywda.bip.lubelskie.pl

E-mail: gzeas@gminakrzywda.pl

Godziny pracy: od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00

1. Opis przedmiotu zamówienia
2. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa oleju opałowego w sezonie grzewczym 2021/2022 w szacunkowej ilości 40 m³ do niżej wymienionych placówek oświatowych:
3. Zespół Szkół w Woli Okrzejskiej, Wola Okrzejska 105A, 21-480 Okrzeja – maksymalnie 15 m³.
4. Zespół Szkół w Okrzei, Okrzeja, ul Szkolna 1, 21 – 480 Okrzeja – maksymalnie 25 m³.   
5. Ilość oleju opałowego objętego postępowaniem jest szacunkowa i może ulec zmniejszeniu w stosunku do wielkości całego zamówienia ze względu na aktualne potrzeby. Ewentualne zmiany mogą być uzależnione w szczególności od warunków atmosferycznych panujących w okresie obowiązywania
6. Z tytułu nie zrealizowania zakupu maksymalnej ilości oleju Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia przeciwko Zamawiającemu.
7. Olej opałowy musi spełniać wymagania określone Polską Normą PN-C-96024 i posiadać następujące parametry:
8. Wartość opalowa min 42,6 MJ/kg
9. Gęstość w temperaturze 15 ⁰ C max 860 kg/m³
10. Temperatura zapłonu min 56 ⁰C
11. Zawartość siarki max 0,10% (m/m)
12. Temperatura płynięcia max -20⁰C
13. Całkowita zawartość zanieczyszczeń max 24mg/kg
14. Zawartość wody max 200mg/kg
15. Lepkość kinematyczna w 20 ^o C max 6 mm2/s
16. Pozostałość po spopieleniu max 0,01% m/m
17. Pozostałość po koksowaniu w 10% pozostałości destylacyjnej max 0,30% (m/m)
18. Skład frykcyjny

       do 250^oC destyluje max 65 % V/V

       do 350^oC destyluje min 85 % V/V

1. Barwa czerwona.

1. Termin wykonania zamówienia

Od dnia podpisana umowy do 15 kwietnia 2022r.

• Sposób uzyskania informacji dotyczących przedmiotu zamówienia

1. Szczegółowe informacje dotyczące przedmiot zamówienia można uzyskać osobiście w siedzibie zamawiającego lub telefonicznie.
2. Osobą upoważniona do kontaktów z Wykonawcami jest – Marlena Siwicka.

1. Opis wymagań stawianych Wykonawcy
2. Wykonawca zobowiązany jest:
3. dostarczyć do zespołów szkół każdą partię oleju opałowego wskazaną przez Zamawiającego, transportem własnym, na własny koszt i ryzyko w terminie 48 godzin od chwili otrzymania dyspozycji pocztą elektroniczną od Zmawiającego, w dni robocze w godzinach od 7.00 do 15.00,
4. realizując zamówienie wykorzystywać autocysternę wyposażoną w legalizowany przyrząd pomiarowy wskazujący dostarczoną ilości oleju opałowego,
5. zapewnić taki transport zamawianego oleju jaki jest wymagany, aby nie dopuścić do uszkodzenia lub pogorszenia jego jakości w trakcie transportu do miejsca dostawy,
6. zapewnić właściwą jakość dostarczonego paliwa zgodnie z obowiązującymi normami i wymaganiami jakościowymi,
7. każdorazowo przy dostawie dostarczyć świadectwo jakości oleju opałowego,
8. każdorazową dostawę potwierdzić protokołem odbioru lub dowodem WZ podpisanym przez przedstawicieli obu stron.
9. W przypadku dostarczenia oleju opałowego bez świadectwa jakości lub niezgodnego z obowiązującymi normami lub złożoną ofertą, Zamawiającemu przysługiwać będzie prawo do odmowy przyjęcia dostawy. Ewentualne szkody powstałe z tego tytułu pokryje Wykonawca zamówienia.
10. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę, doświadczenie, potencjał techniczny, osoby zdolne do wykonania zamówienia, uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania oraz znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej wykonanie zamówienia.
11. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom.
12. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych.
13. Płatność nastąpi po każdorazowym dostarczeniu w/w przedmiotu zamówienia zgodnego z opisem przedmiotu zamówienia oraz otrzymaniu przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT - w terminie 14 dni.
14. Dokumenty i oświadczenia jakie powinni złożyć Oferenci
15. Formularz ofertowy – wypełniony i podpisany przez wykonawcę - załącznik nr 1
16. Oświadczenie dotyczące jakości oferowanego oleju - załącznik nr 2
17. Oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełniania obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO – załącznik nr 3
18. Koncesja uprawniającą do wykonywania działalności w zakresie obrotu paliwami ciekłymi.

Dokumenty, o których mowa powyżej, mogą być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę, za wyjątkiem oświadczeń Wykonawcy, które muszą być złożone w oryginale.

1. Opis sposobu przygotowania oferty
2. Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
3. Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego.
4. Oferta powinna być złożona w formie pisemnej i sporządzona w języku polskim.
5. Oferta musi być własnoręcznie podpisana przez Wykonawcę lub jego pełnomocnika. W przypadku składania oferty przez pełnomocnika należy dodatkowo złożyć stosowne pełnomocnictwo.
6. Dokument złożony w formie kopii musi być opatrzony klauzulą „Za zgodność z oryginałem” i poświadczony przez Wykonawcę.
7. Ewentualne poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby upoważnionej.
8. Zaleca się, aby wszystkie strony oferty były ponumerowane, spięte (zszyte) w sposób trwały, zapobiegający możliwości dekompletacji zawartości oferty.
9. Oferta musi być złożona zamawiającemu w jednym opakowaniu /kopercie/ uniemożliwiającym otwarcie i zapoznanie się z treścią  przed upływem składania ofert  z napisem:

“OFERTA – dostawa oleju opałowego do placówek oświatowych na terenie Gminy Krzywda" oraz pełną nazwą, adresem Wykonawcy.

9. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
10. Opis sposobu obliczenia ceny ofertowej
11. Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty związane z prawidłową realizacją zamówienia.
12. Cena ofertowa musi być wyrażona w złotych polskich i zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku.
13. W formularzu oferty należy podać cenę netto za 1m³ oleju opałowego po uwzględnieniu stałej marży/upustu dodawanej/odejmowanego do/od ceny netto 1m³ oleju opalowego ustalonej przez producenta w PLN, wartość netto zamówienia oraz wartość brutto za wykonanie całego przedmiotu zamówienia tj. cenę za dostawę 40 m³. ^.
14. W celu umożliwienia porównania poszczególnych ofert, Wykonawca określając cenę ofertową musi opierać się na cenie bazowej producenta z dnia 29 października 2021r. (podanej na stronie internetowej producenta).
15. Wartość brutto (cenę ofertową) za dostawę 40 m³ należy obliczyć w następujący sposób: oferowaną cenę netto za 1m³ oleju opałowego (po uwzględnieniu marży/upustu) należy pomnożyć przez zamawianą ilość 40 m³  a następnie do tak otrzymanej wartości netto zamówienia dodać podatek VAT.
16. Cena podana w ofercie przez Wykonawcę może ulec zmianie w trakcie obowiązywania umowy jedynie w przypadku zmiany ceny przez producenta oraz w przypadku zmiany przepisów podatkowych. Upust/marża przez cały okres obowiązywania umowy pozostają niezmienne.
17. Dla porównania ofert Zamawiający przyjmie wartość brutto za dostawę 40 m³ oleju opałowego. (Kolumna 8 tabeli cenowej w Formularzu ofertowym).

• Kryteria oceny ofert

1. W przedmiotowym postępowaniu Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty według kryterium: cena  - 100 %
2. Ocena ofert będzie odbywać się według wzoru:

                                 Cena najkorzystniejszej oferty

Liczba punktów = Cena najkorzystniejszej oferty/

  Cena ofert badanej x 100                                                         

3. Maksymalna liczba punktów jaką Wykonawca może uzyskać w wyniku oceny ofert wynosi 100.
4. Obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
5. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów.

• Miejsce, termin i sposób składania ofert:

Oferty należy składać do dnia 05.11.2021r do godz. 9.00 listem/przesyłką kurierską na adres Zamawiającego lub osobiście w siedzibie Zamawiającego.

1. Miejsce i termin otwarcia ofert

Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego pokój nr 26, dnia  05.11.2021r bezpośrednio po upływie terminu składania ofert.

1. Składanie ofert dodatkowych.
2. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena, nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.
3. Wykonawcy składając oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.

1. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty:
2. Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie, a w przypadku jego braku na adres pocztowy. Informacja o wynikach postępowania zostanie również opublikowana na stronie internetowej biuletynu informacji publicznej Zamawiającego.
3. Podpisanie umowy – wg załącznika nr 4 - nastąpi w siedzibie Zamawiającego. O terminie i godzinie podpisania umowy, Wykonawca powiadomiony zostanie za pośrednictwem poczty elektronicznej co najmniej na 2 dni przed planowanym podpisaniem umowy. Brak stawienia się Wykonawcy w terminie i o godzinie wyznaczonej przez Zamawiającego traktowane będzie jako odmowa podpisania umowy.
4. W przypadku, kiedy Wykonawca, uchyli się od zawarcia umowy lub odmówi podpisania umowy zamawiający zaprosi do zawarcia umowy wykonawcę, którego oferta będzie najkorzystniejsza – kolejna z pozostałych ofert.

• Okoliczności, w których oferta nie podlega rozpatrzeniu

1. Treść oferty nie odpowiada treści zapytania ofertowego.
2. Jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.
3. Jeżeli Wykonawca złożył więcej niż jedną ofertę w postępowaniu.

• Podstawa nieudzielenia zamówienia

1. Nie złożono żadnej oferty podlegającej rozpatrzeniu.
2. Cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba, że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty.
3. W przypadku, o którym mowa w pkt. X, zostały złożone oferty dodatkowe
   o takiej samej cenie.
4. Wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć.
5. Postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

• Informacja dodatkowa

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawcy do złożenia wyjaśnień treści złożonej oferty, jednak wyjaśnienia nie mogą prowadzić do negocjacji lub zmiany treści oferty. Może również zwrócić się z prośbami o poprawianie oczywistych omyłek i błędów rachunkowych,
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzenia w toku badania i oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez Wykonawców informacji zawartych w ofercie.
3. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców, co do których wskutek sprawdzenia wiarygodności ofert poweźmie informację o zawarciu w złożonej ofercie danych niezgodnych z prawdą.
4. Ofertę wykonawcy wykluczonego z postępowania uznaje się za odrzuconą.

1. Klauzula informacyjna RODO

KLAUZULA INFORMACYJNA Z ART. 13 RODO

w związku z postępowaniem w trybie zapytania ofertowego  

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), - Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, dalej „RODO”, informuję, że:

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Gminny Zespół Ekonomiczno- Administracyjny Szkół w Krzywdzie.
2. W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych ( IOD) . Funkcję tę sprawuje: Karolina Tchórzewska. Kontakt z IOD pod adresem email: iodgzeas@gminakrzywda.pl oraz telefonicznie pod nr telefonu: 25 755 10 06 wew. 119
3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z niniejszym postępowaniem prowadzonym w trybie Zapytania ofertowego na wykonanie zadania pod nazwą „Dostawa oleju opalowego do placówek oświatowych na terenie Gminy Krzywda” w procedurze wyboru wykonawcy (w celu zawarcia umowy) i dalej w związku z realizowaną umową – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b  i c RODO zw. z ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny oraz innymi aktami prawymi.
4. Odbiorcy danych - dane osobowe mogą być przekazane podmiotom i osobom, które uprawnione są do ich otrzymania przepisami prawa, lub umowy powierzenia danych osobowych;
5. Dane osobowe będą przechowywane, przez okres wymagany przepisami prawa. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, będziemy je przetwarzać tak długo jak będziemy do tego zobligowani przepisem prawa - obecnie 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. Nadto dane będziemy przechowywać przez okres przedawnienia roszczeń, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz przez okres wymagany naszymi przepisami archiwalnymi.
6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne w celu udziału w postępowaniu, jest warunkiem zawarcia i realizacji umowy. Niepodanie danych uniemożliwi wzięcie udziału w postępowaniu i zawarcie umowy.  
7. W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
8. Posiada Pan/Pani prawo:
9. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, w tym prawo do uzyskania kopii danych;
10. na podstawie art. 16 RODO prawo do żądania sprostowania / uzupełnienia danych osobowych;
11. prawo do usunięcia danych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 17 RODO,
12. prawo ograniczenia przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 18 RODO,
13. prawo do przenoszenia danych osobowych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 20 RODO,
14. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 21 RODO,
15. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Załączniki:

1. Wzór druku „Formularz ofertowy”
2. Druk oświadczenia dotyczącego jakości oferowanego oleju
3. Druk oświadczenia od Wykonawcy w zakresie wypełniania obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO
4. Wzór umowy

ZATWIERDZAM

Dyrektor GZEAS Krzywda 

Zofia Mateńko